نظم المعلومات الإدارية في المكتبات ومراكز المعلومات

تقديم:

تعتبر نظم أو أنظمة المعلومات من المفاهيم الحديثة نسبياً، وقد تعاظمت أهمية هذا المفهوم خلال الفترة التي تلت الحرب العالمية الثانية للعديد من الأسباب التي قد يقف على رأسها ظهور الحاسوب وتطوّره. وتشمل هذه الأسباب أيضاً تضخم حجم المنظمات وتعقد نشاطاتها ، وتضخم حجم البيانات (أو المعلومات) التي تتعامل معها، وتطوّر وسائل الاتصالات السلكية واللاسلكية، والحاجة الملحة إلى المعلومات الدقيقة والسريعة من قبل إدارات المنظمات وفئات المستفيدين على اختلافهم، وضعف الأنظمة اليدوية التقليدية في إمداد المستفيدين بالمعلومات التي يحتاجون بالسرعة الممكنة وفي الوقت المناسب.

ولم تقتصر أهمية نظم المعلومات على حقل معين من حقول المعرفة البشرية دون آخر، لذلك نرى اليوم العديد من نظم المعلومات المتخصصة مثل نظم المعلومات الإدارية ونظم المعلومات الاقتصادية ونظم المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الزراعية ونظم المعلومات الطبية نظم المعلومات في المكتبات ومراكز المعلومات، وغيرها. ونستطيع القول أن العالم الذي نعيش فيه تحكمه مجموعة من النظم من أنواع مختلفة.

وتشكّل المعلومات المحور الأساسي لأي نظام معلومات في مؤسسة ما، والذي يشكّل بدوره جزءاً مهماً في منظومة المعلومات في أي مجتمع. وتعتبر المعلومات من العوامل المهمة التي تساعد في تقدم المجتمع وتطوّره، وفي اتخاذ القرارات على اختلافها والتي يتوقف بنجاحها على مدى توافر المعلومات الكافية بالمواصفات الكمية والنوعية والزمن المناسب. ولابدّ لنا من أن نتذكر بأن المعلومات مهما كانت أهميتها وقيمتها لن تكون مفيدة ما لم نمتلك وسائل الوصول إليها والإفادة منها. ومن هذا المنطلق تنبع أهمية نظام المعلومات في مساعدة وصانعي القرار في صناعة القرارات الرشيدة والقيام بالأنشطة الإدارية على النحو الأمثل من خلال ما يقدمه لهم من معلومات مفيدة. وهناك اعتراف واضح بأهمية المعلومات وحيويتها كمورد ثمين من موارد المنظمة الحديثة، وأداة لا غنى عنها لامتلاك أو تحقيق الميزة التنافسية الاستراتيجية المؤكدة، وتطوير المنظمة وتمنيتها، وتحسين الجودة المستمرة، والإبداع التكنولوجي ، وإعادة تصميم الأعمال وتنظيمها ، وصياغة استراتيجية الأعمال وتطبيقها وإدارة العمليات بكفاءة وفعالية، وتحقيق الإنجاز المطلوب في كل أنشطة وفعاليتها. وبما أن النظم التقليدية للمعلومات المطلوبة وبالمواصفات الكمية والنوعية والزمن المناسب في عصر يتصف بالتعقيد والتغير والتقلب والتطوّر المستمر، فقد ظهرت المعلومات المحوسبة، مما يساعد على اتخاذ القرارات الرشيدة للمشكلات الإدارية والإنتاجية والخدماتية في المنظمات الحديثة بطريقة علمية منهجية.

ومن المعلوم أن نظم المعلومات هي وليدة تلاقي كلّ من نظرية التنظيم، وتكنولوجيا المعلومات وفي مقدمتها الحواسيب، والعلوم السلوكية، وبحوث العمليات، والأساليب الكمية وتطبيقاتها في مجالي الصناعة وإدارة الأعمال.

ولتعريف نظام المعلومات على الوجه الأفضل، لابد من تعرف مصطلحي البيانات والمعلومات اللذين يتم الحديث عنهما بكثرة في هذا المجال فالبيانات هي حقائق أولية خام، غير مؤطّرة وغير منظمة وغير مرتبطة ببعضها بعضاً. أما المعلومات فهي مجموعة من البيانات المعالجة والمؤطّرة والمنظّمة والمترابطة والمعدّة للاستخدام واتخاذ القرارات. إذ يقوم نظام المعلومات باستقبال البيانات الأولية ( المدخلات ) ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات ( مخرجات ) تستطيع الإدارة الإفادة منها.

تعريف النظام:

يعرّف النظام بأنه " مجموعة من العناصر المترابطة ( أو الأجزاء المتفاعلة ) التي تعمل معاً بشكل توافقي لتحقيق بعض الأهداف المرسومة والغايات المدروسة. " ونستطيع أن نفهم من هذا التعريف أنه لابد من أن تكون أجزاء النظام متآلفة ومترابطة ومتناسبة حتى يمكّن النظام من تحقيق أهدافه بشكل سليم.

ويعرّف النظام أيضاً بأنه " مجموعة من النظم الفرعية وعلاقاتها المنتظمة في بيئة معينة لتحقيق أهداف معينة. " ويعتمد هذا التعريف على فهم الأفكار الأربع المرتبطة مع بعضها، وهي: النظم الفرعية والبيئة والعلاقات والأهداف.

وترى مدرسة النظم أن كلّ شيء في الكون يشكل ويؤلف ما يسمى بالنظام، وهذا النظام جزء من نظام أكبر مه. أي أن كل نظم له نظم فرعية، والنظام الفرعي له أنظمة فرعية أخرى. ومن الأمثلة الواقعية على هذه النظرة هو جسم الإنسان الذي يمكن النظر إليه كنظام كلي متكامل، يتكون من عدة نظم فرعية تترابط فيما بينها وتعمل بشكل تآلفي هي النظام ( الهيكل ) العظمي والنظام العضلي والنظام الهضمي والنظام التنفسي والنظام العصبي، وغيرها. وتنقسم كل واحد من هذه الأنظمة الفرعية إلى نظم فرعية أخرى، ولنأخذ الجهاز العصبي مثالاُ على ذلك، إذ يتكون هذا الجهاز من الدماغ والنخاع الشوكي والأعصاب. ويتكون الدماغ من المخ والمخيخ والنخاع المستطيل. وتتكون الأعصاب من أعصاب حسّية وأعصاب محرّكة.

ويتّضح لنا من تعريفات النظام السابقة عدة حقائق هي:

أولاً: يتكون النظام من عدة أجزاء أو عناصر، ويمكن اعتبار كل جزء أو عنصر منها نظاماً فرعياً في حد ذاته. وبالتالي يضم النظام الواحد عدة أنظمة متداخلة.

ثانياً: ترتبط الأجزاء أو العناصر أو النظم الفرعية مع بعضها بعضاً طبقاً لنظام اتصال محدد وهذا الارتباط هو الذي يعطي النظام صفة التكامل والتماسك. فإذا حدث خلل في نظام الاتصال انفرط عقد النظام ولم يحقق أهدافه، وقد يتلاشي.

ثالثاً: يعمل النظام لتحقيق هدف أو مجموعة أهداف محددة تحكم نشاطه، وتحدد العلاقات بين أجزائه، وهي السبب أصلاً في وجود النظام، ويجب أن تؤدي أهداف النظم الفرعية إلى تحقيق هدف أو أهداف النظام الرئيسية.

ومن الجدير بالذكر أنه يمكن تعريف النظام بأشكال وصور مختلفة ومتعددة، وذلك وفقاً لترتيب عناصره وترتيب الروابط التي تجمع بينها، وطبيعة الوظائف التي يؤديها، والأهداف التي يسعى إلى تحقيقها. إذ يمكن تعريف الحاسوب من قبل أحد محللي النظم بأنه مجموعة المكونات المادية (Hardware) والبرمجيات (Software) والإنسان        (Human)، بينما يعرّفه محلل آخر بأنه مجموعة من وحدات الإدخال (Input) ووحدة المعالجة المركزية ( C P U ) ووحدات الإخراج ( Output ).

نظم المعلومات Information Systems

يسمى النظام الذي يعالج البيانات Data ويحوّلها إلى معلومات Information  ويزود بها المستفيدين نظام معلومات، وتستخدم مخرجات هذا النظام وهي المعلومات لاتخاذ القرارات وعمليات التنظيم والتحكم داخل المؤسسة. وعليه، يمكننا تصور نظام المعلومات على أنه مكون من الإنسان والحاسوب والبيانات والبرمجيات المستخدمة في معالجتها بهدف إمداد المؤسسة بالمعلومات اللازمة لها عند الحاجة. ويتصوره آخرون على أنه مكون مما يلي:

1ـ المدخلات Input   وهي البيانات .

2- المعاجلة ( العمليات ) Processing . وتتكون من جهاز الحاسوب نفسه والبرمجيات المستخدمة في معالجة البيانات والمفات والأشخاص.

3- المخرجات Output وهي المعلومات Information

نظرية النظم Systems Theory

تُعني نظرية النظم بتحديد مجموعة من العناصر وإيجاد نوع من العلاقات بينها. وتتمثل هذه العناصر بما يلي:

أولاً: النظام ومكوناته System and its Componests

يعرّف النظام، كما ذكر سابقاً، بأنه " مجموعة من العناصر المرتبطة معاً ضمن نظام اتصال معين لتحقيق هدف أو أهداف معينة. وأن هناك نظماً كلية ونظماً فرعية. وتتكون وحدات النظام من وحدات الإدخال ووحدات المعالجة ووحدات الإخراج التي تعمل معاً لتشكل وظيفة كلية للنظام.

ثانياً: بيئة النظام Systen Environment

تعدّ طبيعة بيئة النظام الداخلية والخارجية ومدى تفاعل النظام مع هذه البيئة من أهم العوامل المؤثرة على نجاحه وتحقيقه لأهدافه المرسومة. إذ تتخذ أهداف النظام تبعاً لطبيعة التفاعل الناشيء بين النظام وبيئته.

ثالثاً: مستخدمو النظام User

وهم مجموعة المستفيدين ( أشخاص ودوائر وهيئات ) من الوظائف النهائية للنظام. ويقسم هؤلاء إلى قسمين هما:

أ) مستخدمو النظام داخلياً:

وهم مجموعة الأشخاص والجهات المستفيدة من وظائف النظام داخل المؤسسة التي يعمل فيها النظام ( مثال: الموظفون، والأقسام، والدوائر، ومشغّلو النظام، والقائمون على صيانة النظام وتحديثه وتشغيله ، وغيرهم ).

ب) مستخدمو النظام خارجياً:

وهم مجموعة المستفيدين ( أشخاص ودوائر وهيئات ) من خدمات النظام خارج المؤسسة التي يعمل فيها النظام. (أمثلة: مؤسسة الضمان الاجتماعي، ديوان المحاسبة ).

رابعاً دورة حياة النظام Life Cycle

لكل نظام دورة حياة، تبدأ من تاريخ محدد وتنتهي كلياً أو جزئياً في تاريخ محدد ويمكن تلخيص مراحل هذه الدورة والتي سنأتي على ذكرها بشيء من التفصيل لاحقاً بالآتي:

1- الشعور بمشكلات النظام القديم وضرورة إحلال النظام الجديد محله.

2- تحديد أهداف النظام الجديد.

3- الدراسة الأولية للنظام الجديد.

4- دراسة الجدوى الاقتصادية للنظام الجديد  واعتمادها.

5- جمع البيانات وتحليلها ( مدخلات، إجراءات، مخرجات، وتغذية راجعة ).

6- تصميم النظام.

7- فحص النظام.

8- تطبيق النظام وصيانته ( وتشمل تدريب العاملين على النظام ).

9- توثيق النظام.

تحليل النظم System Analysis

تتطلب عملية تصميم نظم المعلومات وبنائها أشخاصاً ذوي كفايات ومهارات عالية قادرين على استيعاب مشكلات النظم الموجودة وحلّها بالطريقة المثلى. لذلك نحتاج قبل البدء بعملية تصميم النظام الجديد إلى القيام بتحليل النظام الحالي تعرّف أجزائه وصياغة مشكلاته وأهدافه ووظائفه وتحديد مستخدميه. ويسمى الشخص الذي يقوم بعملية تحليل النظام القديم وتصميم النظم الجديدة وبنائها وتعديلها وتحديثها محلّل النظم.

مفهوم تحليل النظم:

1- تجزئة النظام إلى مجموعة المدخلات والإجراءات والمخرجات والتغذية الراجعة.

2- تحديد عناصر المدخلات والمخرجات وتحديد العلاقات المنطقية والرياضية فيما بينها.

3- تنظيم الإجراءات الداخلة في تركيب  النظام ضمن منظومة معادلات رياضية، وعلاقات منطقية، وعمليات معالجة بيانات واضحة المعنى، محددة المدخلات ودقيقة المخرجات.

4- إيجاد العلاقات التركيبية، ووسائل اتصال المعلومات والبيانات بعضها ببعض في منظومة النظم الفرعية المكوّنة للنظام.

5- تحديد أهداف النظام العامة والخاصة على نحو واضح.

6- تحديد أساليب السيطرة على مدخلات النظام وإجراءاته ومخرجاته.

7- تعديل النظام وتحديثه وصيانته كلّما لزم الأمر.

8- تصميم نظم جديدة وبنائها.

9- تحديد مستخدمي النظام.

نظم المكتبات ومؤسسات المعلومات المبنية على الحاسوب:

تتكون المكتبة أو مركز المعلومات عادة من أجزاء منفصلة من الناحية الشكلية إلا أنها متصلة وظيفياً تعرف بالنظم. ويختلف النظام المكتبي التقليدي عن النظام المحوسب في أن النظام التقليدي يعتمد اعتماداً كاملاً على العمل اليدوي الذي يقوم به الأفراد، أما إذا استخدم الحاسوب في تنفيذ بعض أو كل العمليات المكتبية فيعرف النظام بأنه نظام مبني على الحاسوب.

ويعرّف النظام هنا بأنه " تفاعل منظم يتكون من الإنسان والمعلومات ومصادرها والحاسوب والبرمجيات المستخدمة المرتبطة معاً لتحقيق غايات وأهداف معينة " فالحاسوب هو مجرد آلة أو أداة تساعد المكتب على تأدية أعمال مختلفة ومعقدة بأقل كلفة ولكن بدقة أكبر وبسرعة فائقة تزيد عن دقة النظم التقليدية وسرعتها.

وقد يشتمل كل نظام مكتب على عدد من النظم الصغيرة تعرف باسم النظم الفرعية (Sub-Systems) فقد تشتمل المكتبة الحديثة (نظام كلي) على نظم فرعية للخدمات الفنية، والخدمات العامة، والإنتاج، وتسويق المعلومات ، والعلاقات العامة، والمالية وغيرها . ويقسم كل نظام فرعي من النظم السابقة إلى نظم أخرى فرعية، فقد يشتمل النظام الفرعي للخدمات الفنية مثلاً على نظم أصغر مثل نظام تنمية مصادر المعلومات، ونظام الفهرسة والتصنيف. وينتج عن هذا التقسيم مستوى آخر من النظم تقسم بدورها إلى نظم أصغر. فعلى سبيل المثال ، قد يشتمل نظام تنمية مصادر المعلومات على نظم فرعية خاصة بمجتمع المستفيدين، وبالتزويد، وبتقييم المصادر، وبتنقيتها. وتستمر عملية تقسيم هذه النظم الفرعية إلى نظم صغيرة كلما أمكن ذلك.

مفهوم أنظمة المعلومات الإدارية:

هناك تعريفات مختلفة لنظام المعلومات الإداري نذكر منها ما يلي:

ـ النظام الذي يتولى تزويد الإدارة بالمعلومات الدقيقة والوافية اللازمة لها لاتخاذ القرار، في الوقت والمكان المناسبين.

ـ توليفة من الأفراد والأجهزة التي تتولى عمليات جمع ومعالجة وخزن البيانات واسترجاعها بغية تقليل حالة عدم التأكد عند اتخاذ القرارات، وذلك من خلال تلبية حاجة المديرين من المعلومات اللازمة والضرورية في المجال.

ـ مجموعة من العناصر البشرية والتكنولوجية لجمع البيانات وتشغيلها طبقاً لقواعد وإجراءات محددة بغرض تحويلها إلى معلومات تساعد الإدارة في التخطيط والتنظيم والرقابة والتقييم واتخاذ القرارات.

ـ طريقة منظمة لتجهيز المعلومات عن ماضي وحاضر ومستقبل العمليات الداخلية واستكشاف المتغيرات الخارجية للبيئة.

وبناء على هذه التعريفات يمكن إيراد التعريف الشامل التالي لنظام المعلومات الإداري في المكتبة أو مركز المعلومات " هو نظام متكامل يتكون من مجموعة الأفراد والأجهزة والإجراءات والأنظمة الفرعية للمعلومات ، وذلك بغرض تزويد الإدارة بكل ما تحتاجه من معلومات دقيقة وكافية عن الأنشطة الدقيقة للمكتبة أو مركز المعلومات، ومن أجل إنجاز الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة واتخاذ قرارات كفوءة وفعالة. "

مما سبق، يمكن استخلاص مجموعة من النقاط الأساسية المتعلقة بمفهوم نظام المعلومات الإداري، وهي:

ـ أنه نظام معلومات مبني على الحاسوب في إدخال البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات تفيد متخذي القرارات في المكتبة أو مركز المعلومات.

ـ أنه نظام متكامل يربط بين أنظمة فرعية وظيفية مختلفة في المكتبة أو مركز المعلومات مثل نظام الإنتاج، ونظام التسويق، ونظام الخدمات، ونظام المالية، ونظام إدارة الأفراد، وغيرها.

ـ أنه نظام يدعم وظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة في المكتبة أو مركز المعلومات.

ـ أنه نظام يساعد إدارة المكتبة أو مركز المعلومات في اتخاذ القرارات وحل المشكلات.

ـ أنه نظام يقدم للإدارة معلومات عن ماضي وحاضر المكتبة أو مركز المعلومات ويتنبأ بالمستقبل.

ـ أنه نظام يصف العمليات والأنشطة الداخلية للمكتبة أو لمركز المعلومات ويقارنها بالمعايير الموضوعة، ويظهر المجالات التي تحتاج إلى تعديل أو تحسين.

ـ أنه نظام يوفر معلومات دقيقة وشاملة عن البيئة الخارجية للمكتبة أو مركز المعلومات ، إذ يرصد الأحداث والفرص في هذه البيئة التي يمكن أن يؤثر على مستقبل المكتبة أو مركز المعلومات أو على عملياتهما الداخلية.

ـ أنه نظام يوفر المعلومات (المخرجات) في شكل تقارير دورية أو تقارير خاصة، ومخرجات نماذج رياضية وإحصائية يستخدمها مدير المكتبة أو مركز المعلومات في حل المشكلات واتخاذ القرارات.

ونخلص الحديث بالقول أن نظم المعلومات الإدارية هي في الواقع حقل مشتق من جملة تخصصات وتطبيقات مختلفة ساهمت بقدر أو بآخر في تطوّره ونمو وازدهار تطبيقاته في منظمات الأعمال والمؤسسات الاقتصادية المختلفة. فنظم المعلومات الإدارية مزيج من معطيات علم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات، وبحوث العمليات، والرياضيات، ونظرية الإدارة والتنظيم، والسلوك التنظيمي، والاقتصاد وتقنيات الاتصالات.

أسباب الاهتمام بنظم المعلومات الإدارية في المكتبات ومراكز المعلومات:

أصبحت نظم المعلومات الإدارية مهمة وضرورية جداً للمكتبات ومراكز المعلومات في الوقت الحاضر، وذلك لأسباب التالية:

1- تضخم حجم المكتبات ومراكز المعلومات، وزيادة عدد وجداتها التنظيمية على نحو لم يعد مكثف في المكتبات ومراكز المعلومات، إذ تعد هذه التكنولوجيا أحد العناصر الأساسية المكونة لنظام المعلومات الإداري الحديث.

2- التطور المتلاحق في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات, واستعمال هذه التكنولوجيا على نحو مكثف في المكتبات ومراكز المعلومات، إذ تعدّ هذه التكنولوجيا أحد العناصر الأساسية المكوّنة لنظام المعلومات الإداري الحديث.

3- زيادة التعقيد في مهام ووظائف إدارة المكتبات أو مراكز المعلومات، نتيجة لتأثير المكتبة أو مركز المعلومات بالتغيرات السياسية والثقافية والاقتصادية والاجتماعية والقانونية والتكنولوجية، وغيرها في البيئة الخارجية على الصعيدين المحلي والدولي وما يواكبه من تعقيد في عملية اتخاذ القرار. لذلك، لابد لمديري المكتبات ومراكز المعلومات كمتخذي قرارات استخدام وسائل ونظم جديدة تساعدهم في اتخاذ القرار وتمدهم بالمعلومات اللازمة لذلك.

4- احتدام المنافسة بين المكتبات ومراكز المعلومات في مجالات كثير مثل تنوع المنتجات ، وغيرها مما يستدعي المديرين إلى وجوب مواجهة منافسيهم، من حيث سرعة اتخاذ القرارات، وحل المشكلات، واستشعار مجالات تحسين الأداء العام.

5- زيادة أهمية المعلومات وقيمتها في المكتبات ومراكز المعلومات، على اعتبار أنها مورد استراتيجي ، وأنها الأساس في التقدم والتطور والبقاء والاستمرارية وزيادة الإنتاجية. إن معالجة المعلومات وتحليلها هي وظيفة جديدة لإدارة المكتبة أو مركز المعلومات، وبُعدٌ أخر من أبعاد العملية الإدارية. هذا الوظيفة فرضتها تطبيقات أنظمة الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات الأخرى في مختلف النظم الوظيفية للمكتبة أو مركز المعلومات من إنتاج، وتسويق، وخدمات، وشؤون مالية، وغيرها.

إذاً، فالتحدي الذي تواجهه المكتبات ومراكز المعلومات في الوقت الحاضر يكمن في كيفية الإفادة من تكنولوجيا المعلومات في تصميم نظم إدارية تمكنها من المنافسة، ومن ملاحقة التغيرات البيئية، وتحقيق الكفاءة الإنتاجية.

وظائف نظام المعلومات الإداري المحوسب:

الوظيفية الأساسية لنظام المعلومات الإداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات هي تجميع البيانات ومعالجتها وتحويلها إلى معلومات يتم استرجاعها حسب الحاجة. ولتحقيق ذلك، يقوم النظام بما يلي:

1- الحصول على البيانات من المصادر المختلفة ( داخلية وخارجية).

2- التأكد من صحة البيانات ودقتها.

3- تنظيم البيانات (فرز، وتبويب ، ترميز).

4- خزن البيانات ( أقراص صلبة، وأقراص ممغنطة، واسطوانات مدمجة، الخ).

5- إجراء العمليات الحسابية والمنطقية على البيانات.

6- استرجاع المعلومات (تقارير مطبوعة، وجداول، ورسومات بيانية، الخ.).

7- إعادة الإنتاج. وتعني نقل المعلومات من مكان إلى آخر بوساطة التقارير المطبوعة أو شاشات الحاسوب أو وسائط التخزين الممغنطة المختلفة.

المكونات الأساسية لنظام المعلومات الإداري المحوسب:

يتكون نظام المعلومات الإداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات من المكونات الرئيسة التالية:

أولاً: المدخلات Inputs :

المدخلات عبارة عن البيانات الخام التي يتم إدخالها في الحاسوب لمعالجتها وإنتاج معلومات جديدة. وقد تكون هذه البيانات خاصة بالأفراد أو الخدمات أو الإنتاج أو العلاقات العامة أو تسويق المعلومات، وغيرها. ومن الجدير بالذكر أنه يجب أن لا يدخل في الحاسوب إلا البيانات اللازمة والضرورية.

ويجب تصميم نظام المعلومات الإداري المحوسب بحيث لا تجمع البيانات وتدخل أكثر من مرة واحدة. أما عملية تنظيم البيانات قبل إدخالها في الحاسوب فهي ضرورية لاسترجاع المعلومات عند الحاجة إليها.

ثانياً: الأجهزة Hardware:

وهي عبارة عن الحواسيب نفسها والأجهزة الأخرى الملحقة بها التي تعمل على استقبال البيانات وتخزينها ومعالجتها وإخراج النتائج.

ثالثاً: البرمجيات Software :

من المعلوم أن الحاسب جهاز مبرمج. والبرنامج هو " مجموعة الأوامر والتعليمات الموجهة للحاسوب لمعالجة البيانات ( المدخلات ) المخزّنة فيه بالطريقة المناسبة لتحقيق الأهداف المطلوبة ( المخرجات ). " وهناك أنواع متعددة من البرمجيات مثل برامج النظام ( System Software )، وبرامج التطبيقات

(plication Systems)، وبرامج تطوير النظام (System Development Software )، وبرامج المستفيد النهائي ( User Software – End) .

رابعاً: قاعدة البيانات Data Base:

يجب أن يكون لدى المكتبة أو مركز المعلومات مصدر موحد ومنظم يشتمل على جميع المعلومات اللازمة لنظام المعلومات الإداري المحوسب. وتنظيم البيانات في نظام الحاسوب بصورة هرم يبدأ من أصغر عنصر في قاعدة البيانات وهو البت (Bit) ثم البايت (Byte ) ، والحقول، والسجلات، والملفات التي تشكل بمجموعها قاعدة البيانات. وتعرّف قاعدة البيانات بأنها " أسلوب تنظيم البيانات في شكل ملف رئيس يتيح التعامل مع البيانات بطريقة شمولية تلبي الحاجات المختلفة للمستفيدين ومتخذي القرار." وتتم إدارة موارد البيانات وقواعد البيانات من خلال حزم برمجيات متطورة تسمى نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) . وتقوم إدارة قواعد البيانات بمهام التنسيق بين قواعد البيانات والمحافظة على مواردها وتنفيذ إجراءات الحماية والأمن المعلوماتي.

خامساً: الإجراءات Procedures  :

تعرّف الإجراءات بأنها " مجموعة التعليمات والأوامر التفصيلية والخطوات الواجب اتباعها لتنفيذ البرنامج المطلوب. " وتشمل النواحي المتعلقة بكيفية تشغيل الحاسوب وطريقة إدخال البيانات وإدامتها واسترجاعها وأسماء الملفات والبرامج وتصنيف المخرجات وطرق توزيعها .. الخ.

سادساً: الأفراد Personnel :

الأفراد هم مجموعة الأشخاص الذين يتولون تصميم البرامج وإعدادها وتحديد البيانات وترميزها وإدخالها وأمنها وتشغيل الحاسوب وإدارة نظام المعلومات الإداري.

وتشمل هذه المجموعة مدير النظام ومحلّلي النظم والمبرمجين ومدير العمليات ومشغلي النظام ومدخلي البيانات ومدير قاعدة البيانات ومدير أمن النظام، وغيرهم. ويعد الأفراد محور الكفاءة الجوهرية لنظم المعلومات بعامة في المكتبات ومراكز المعلومات ونظم المعلومات الإدارية فيها على وجه الخصوص.

سابعاً: إدارة المعلومات ( الإدارية ) Information Management :

تتولى إدارة المعلومات مهام التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة والتقييم لجميع أنشطة نظام المعلومات الإداري وأعماله. ومن المعلوم أن العامل الحاسم والجوهري في نجاح أو فشل نظم المعلومات الإدارية في المكتبات ومراكز المعلومات هو الإدارة بقيادتها وكادرها الإداري والتقني المتخصص.

التخطيط لإنشاء معلومات إداري:

أن نظام المعلومات الإداري هو قبل كل شيء مشروع يتطلب تخطيطاً وتقييماً ودراسة جدوى وموارد ووقت وجدولة لأنشطة متعددة ومعقدة. وحتى يحقق نظام المعلومات الإداري في المكتبات ومراكز المعلومات أهدافه، لابد من اتباع الأسلوب العلمي في التخطيط له، وأن يصمم بحيث يؤمن احتياجات جميع المستفيدين وخاصة المديرين منهم من المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة اقتصادية.

ويمكن اعتماد الأسلوبين التاليين في التخطيط لإنشاء نظام معلومات إداري في المكتبة أو مركز المعلومات:

1- التخطيط على أساس الأهداف: أي تحديد أهداف المكتبة أو مركز المعلومات ومن ثم تخطيط وتصميم نظام المعلومات ليحقق هذه الأهداف.

2- التخطيط على أساس المشكلات: أي تصميم نظام معلومات إداري يكون قادراً على مساعدة إدارة المكتبة أو مركز المعلومات على تحديد المشكلات وإيجاد الحلول واختيار الحل الأفضل.

وقد يكون من الصعب عملياً الاعتماد على أسلوب واحد دون الآخر. لذا، لابد أن يكون نظام المعلومات الإداري في المكتبة أو مركز المعلومات قادراً على تحقيق الأهداف، وأن يقدّم في الوقت نفسه المعلومات التي تساعد على حل المشكلات التي قد تعترض طريق المكتبة وتمنعها من تحقيق أهدافها.

الخطوات الرئيسية لتخطيط نظام المعلومات الإداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات:

فيما يلي نذكر الخطوات الرئيسة التي يجب أن تتبعها المكتبات ومراكز المعلومات في التخطيط لإنشاء نظام معلومات إداري محوسب:

1- تحديد الأهداف العامة للمكتبة والأهداف الفرعية لكل دائرة وقسم من أقسامها:

وتعتبر هذه الأهداف الإطار السياسي الذي يجب أن يلتزم به نظام المعلومات الإداري المحوسب ولا يخرج عنه.

2- تحديد حاجات المستفيدين من المعلومات: نظام المعلومات الإداري المحوسب الناجح هو الذي يوفر المعلومات التي تلبي حاجة المستفيدين منه بدقة ويستجيب للتطورات التي قد تطرأ على هذه الحاجات.

3- تحديد الأشخاص والجهات التي تحتاج المعلومات: يجب أن يحدد نظام المعلومات الإداري المحوسب الناجح الأشخاص والدوائر والأقسام والجهات المخولة بالحصول على المعلومات. ويعني هذا تحديد المستفيدين الداخليين والخارجيين من النظام، وأي نوع من المعلومات يمكنهم الحصول عليها.

4- تحديد شكل المعلومات وطرق عرضها وأوقات جمعها: يجب تحديد الطرق التي ستجمع بواساطتها هذه المعلومات وأسلوب عرضها ( قوائم بيليوغرافية أو معلومات نصية أو تقارير مطبوعة أو جداول أو رسومات بيانية أو أرقام، ألخ). كما يجب تحديد أوقات جمع وإعداد هذه المعلومات (يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً أو فصلياً أو نصف سنوي أو سنوياً ). وباستخدام الحاسوب في أيامنا هذه أصبحت المعلومات تجمع وتخزن مباشرة.

5- بيان طريقة تخزين المعلومات: يجب سياسة مكتوبة وواضحة تحدد طريقة الاحتفاظ بالمعلومات وتخزينها بعد جمعها. فهل تخزن المعلومات على أشرطة ممغنطة أو أسطوانات ممغنطة أو أسطوانات الليزر، أو غيرها.

6- تحديد نوع أجهزة الحاسوب المناسبة للنظام وعددها.

7- تحديد طريقة استرجاع المعلومات ونقلها: إن الهدف الأساس من جمع المعلومات وتخزينها هو استرجاع والإفادة منها. لذلك يجب أن يحدد النظام طرق ووسائل استرجاع المعلومات ونقلها من أماكن تخزينها في الحاسوب إلى المستفيدين منها. إذ يمكن نقل المعلومات بوسائل متعددة منها: التقارير الشفوية والتقارير المطبوعة بواسطة الحاسوب والمصغرات الفيلمية وشاشات الحاسوب، وغيرها.

8- إدامة المعلومات: حتى تستجيب المعلومات للحاجات المتغيرة لابد أن يشتمل نظام المعلومات الإداري المحوسب في المكتبات ومراكز المعلومات على طريقة منظمة لتحديث المعلومات وإدامتها، وجعلها مواكبة لأحدث المستجدات والتطورات. ويتضمن نظام التحديث والإدامة أيضاً تحديد وإيضاح طريقة التخلص من المعلومات التي لم تعد المكتبة أو مركز المعلومات بحاجة إليها. فنظام المعلومات الإداري المحوسب الناجح هو الذي يصمم بحيث يغذي وبصفة دائمة بالمعلومات الجديدة ويتخلص من المعلومات القديمة عديمة الفائدة.

9- الرقابة على النظام: تعتبر الرقابة وسيلة أساسية لمعرفة مدى التقدم الذي أحرزه النظام والمشكلات التي يواجهها. لذلك لابد من تغذية راجعة لإدارة المكتبة أو مركز المعلومات أو لإدارة وحدة المعلومات في هذا المجال. إذ تمكن التغذية الراجعة الإدارة من إجراء التعديلات والتغييرات اللازمة في الوقت المناسب وبأقل التكاليف.

10- اعتبارات أخرى: هناك نواح أخرى يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار عند التخطيط لإنشاء نظام معلومات إداري محوسب،وهي:

ـ المركزية واللامركزية.

ـ الكادر البشري: مؤهلاته وخبراته وطرق تدريبه.

ـ سرّية المعلومات وأمنها.

ـ الأنظمة الوظيفية الفرعية للنظام: النظام الفرعي للمعلومات التسويقية، النظام الفرعي لمعلومات الإنتاج، النظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية، النظام الفرعي للخدمات المعلوماتية، النظام الفرعي للمعلومات المالية، إلخ.

خصائص نظام المعلومات الإداري المحوسب المثالي:

هناك مجموعة من الخصائص التي يجب توافرها في نظام المعلومات الإداري المحوسب المثالي، هي:

هناك مجموعة من الخصائص التي يجب توافرها في نظام المعلومات الإداري المحوسب المثالي، هي:

1- التكامل بين عناصر النظام ( Integration ): وهذا يعني أن يمثل النظام وحدة متماسكة ومتكاملة من العمليات والأنشطة بمعنى تكامل الأنظمة الفرعية لنظام المعلومات الإداري بحيث يكون نشاط أي نظام فرعي مكملاً لأنشطة النظم الفرعية الأخرى. فمخرجات نظام تسويق المعلومات مثلاً هي مدخلات لنظم الخدمات والمالية والموارد البشرية والإنتاج والعكس صحيح. وفي كل الظروف تتكامل عمليات النظم الفرعية لتشكل بمجموعها نظام المعلومات الإداري.

2- المفهوم الموسع للبيانات: بمعنى أن يشتمل النظام على جميع أنواع البيانات أو المعلومات التي يحتاجها المستفيدون من النظام على اختلافهم.

3- استخدام الحاسوب: إن الاستفادة من إمكانيات الحاسوب الكبيرة في تخزين ومعالجة البيانات واسترجاع المعلومات أمر ضروري، وذلك لرفع كفاية المعلومات الناتجة وتخفيض تكلفة التشغيل.

4- استخدام وسائل متقدمة في تحليل البيانات: لا يمكن الإفادة من البيانات على الوجه الأمثل إلا إذا استخدمت الطرق الرياضية أو الإحصائية والمنطقية المتقدمة في تحليلها وإنتاج معلومات دقيقة ذات فائدة.

5- المرونة: تعني المرونة إمكانية تطوير النظام وتعديله بما يتلاءم مع التغيرات والاحتياجات الجديدة. فهناك تغييرات وتطورات مستمرة في إجراءات المكتبات ومراكز المعلومات وأنشطتها ومنتجاتها وخدماتها، وهناك أيضاً تغييرات وتطورات في بيئاتها الداخلية والخارجية، لذلك فإن عدم توافق النظام مع تلك التغييرات والتطورات يمكن أن يفقد المكتبة قدراتها على الوفاء بالتزاماتها وتطوير احتياجاتها ومتطلباتها، ويفقد المديرين القدرة على اتخاذ القرارات الصائبة. ويمكننا القول أن النظام الجامد الذي لا يتطور لن تكتب له الاستمرارية.

6- البساطة الوضوح: إن بساطة النظام ووضوح تنظيم تدفق البيانات من مصادرها، وتجنب تكرار البيانات التي يتم تشغيلها وبيان تدفق المعلومات بين مراكز اتخاذ القرار في المكتبة أو مركز المعلومات ، وبيان طرق تدفق المعلومات ووسائطه إلى المستفيدين، جميعها خصائص بارزة في نظام المعلومات الإداري الجيد.

7- المراجعة والتحديث: يهدف نظام المعلومات الإداري في المكتبات ومراكز المعلومات كغيرها من المؤسسات إلى إمداد المستفيدين منه بالمعلومات الحديثة. لذلك يجب أن تكون البيانات المخزونة متجددة باستمرار بحيث تؤخذ بعين الاعتبار الإضافات الناتجة من الأحداث والأنشطة والعمليات الجديدة. كما يعني هذا ضرورة التخلص من المعلومات التي لا تستعمل لفترة طويلة.

8- التوازن: يصمم نظام المعلومات الإداري بحيث يحقق التوازن في إمداد المستفيدين بالمعلومات اللازمة لتحقيق الأهداف المطلوبة، ويحقق التوازن بين دقة المعلومات وتكلفة الحصول عليها، مما يؤدي إلى توفير المعلومات الصحيحة والدقيقة للشخص المناسب، وبالكمية والوقت المطلوب.

9- تأمين الحماية للمعلومات وسريتها: يعد موضوع أمن المعلومات وسرّيتها من الموضوعات المهمة في نظم المعلومات الإدارية الحديثة. ويعني ذلك أن يصمم النظام ليسمح فقط الأشخاص محددين بالدخول إلى المعلومات المخزنة، وأن يمنع الأشخاص المتطفلين وغير المسموح لهم بالدخول إلى المعلومات والإطلاع عليها، وذلك بواسطة مجموعة من أنظمة الحماية الخاصة كاستخدام عدة كلمات سر ( Passwords ) في المرة الواحدة للدخول إلى النظام مثلاً. كما يعني أيضاً حفظ البيانات من الفقد وذلك عن طريق تخزين النسخ الأصلية للبرمجيات ونسخ احتياطية من قاعدة/ قواعد البيانات في مكان آمن بعيد عن موقع العمل، تجنباً لفقد البرمجيات وحفظاً لقاعدة/ قواعد البيانات.

خصائص المعلومات في نظام المعلومات الإداري المحوسب المثالي:

هناك خصائص مختلفة يجب توافرها في المعلومات كمخرجات لنظم المعلومات الإداري المحوسب المثالي في المكتبات ومراكز المعلومات، ومنها ما يلي:

1- الدقة Accuracy: تعرّف الدقّة بأنها " نسبة المعلومات الصحيحة إلى مجموعة المعلومات المنتجة خلال فترة زمنية معينة " ومن المعلوم أن عدم الدقة في نظم المعلومات الإدارية المحوسبة ناتج في العادة عن أخطاء بشرية. وتعد درجة الدقة العالية للعلومات الناتجة عن استخدام الحاسوب إحدى فوائده الأساسية.

2- التوقيت السليم Timeliness: لا قيمة للمعلومات الدقيقة إذا لم تصل إلى المستفيدين في الوقت المناسب ففي النظم اليدوية التقليدية تكون هناك صعوبة واضحة في تحقيق الدقة والتوقيت السليم معاً، لأن إصدار معلومات دقيقة يأخذ وقتاً طويلاً ويقلل من سرعة وصولها إلى المستفيدين ومتخذي القرارات. لذلك تقاس قيمة المعلومات بدرجة وصولها إلى المستفيدين منها ومتخذي القرار في الوقت المناسب وبالسرعة الممكنة، وهذا ما يحققه نظام المعلومات الإداري المحوسب.

3- الاقتصاد Economic: تعد اقتصاديات المعلومات من الأمور المهمة عند مناقشة نظم المعلومات الإدارية المحوسبة، وتكون المعلومات اقتصادية إذا كانت قيمتها أكبر من كلفتها. أما إذا كان العكس، فتكون المعلومات غير اقتصادية. ومن المعروف أن الحاسوب يوفر معلومات أكثر بكلفة معقولة بعكس النظام اليدوي التقليدي.

4- الشمول Comprehensiveness : الشمول يعني احتواء المعلومات المتوافرة أو المنتجة للحقائق الأساسية التي يحتاجها المستفيدون أو متخذو القرار. لا يعني هذا الأمر إغراق المستفيد أو متخذ القرار بمعلومات كثيرة منها ما يحتاج، لأنه يضيّع وقته ويقلّل من قيمة المعلومات وفائدتها بالنسبة له. إن المطلوب في أحيان كثيرة هو معلومات مختصرة ( جداول ورسومات بيانية وغيرها ) توفر للمستفيد أو متخذ القرار إجابة سريعة ومكثفة عن استفساره. أي أنه يجب أن ترافق خاصية الشمول خاصية أخرى مهمة هي الإيجاز، وللحاسوب دور مهم في هذا المجال.

5- الملاءمة أو المطابقة Relevance  : تعد هذه الخاصية من أهم خصائص نظام المعلومات الإداري المحوسب، لأن ملائمة المعلومات ومطابقتها لحاجات المستفيدين ومتخذي القرار تعتبر العامل الرئيسي في تحديد قيمة المعلومات الاقتصادية. فالمعلومات التي لا تلائم حاجة المستفيدين ومتخذي القرار تقترب قيمتها من الصفر، بل أن التكاليف التي انفقت في تجميع المعلومات وتحليلها تعتبر في هذه الحالة خسائر. وتزيد قيمة المعلومات المنتجة من نظام المعلومات كلّما زادت درجة إشباعها لحاجات المستفيدين ومتخذي القرارات. ويلعب الحاسوب دوراً بارزاً في هذا المجال، إذا يقوم بإمدادهم بالمعلومات اللازمة كل حسب احتياجاته.

2/4 الأنظمة الآلية الجاهزة للتشغيل في المكتبات ومراكز المعلومات:

1- مقدمة:

اعتمدت الاستخدامات المبكرة للحاسبات الآلية ـ في شتى مناحي حياتنا ـ على برمجة أنظمة الحاسبات حسب احتياجاتها الخاصة مما تتطلب تعيين المبرمجين ومحللي النظم وغيرهم من الفنيين من أجل القيام بما يمكن القيام به اليوم باستخدام البرامج الجاهزة المتوافرة، ذات التكلفة البسيطة. حيث لم نعد نسمع أو نقرأ اليوم عن مكتبة أو مركز للمعلومات، أو مكتب، يقوم بإعداد برامجه الخاصة لاستخدامها في تطبيقاته على الحاسب الآلي. بل تقوم الشركات الرئيسة الكبيرة بإعداد البرامج لبيعها للآلاف من المشترين حول العالم، فهذه الشركات لديها الموارد اللازمة للتطوير والدعم، وتقديم التدريب للمشترين على استخدام الأنظمة التي تقوم بإعدادها. ولذلك فإن على المكتبيين ومديري المعلومات دراسة السوق جيداً قبل الإقدام على شراء أنظمة الحاسبات الآلية واستخدامها في مؤسساتهم. حيث ينبغي أن تكون الصورة واضحة بالنسبة لهم حول ما يحتاجون لشرائه بالفعل، وذلك من خلال الإجابة على العديد من التساؤلات حول الموضوع،منها على سبيل المثال التساؤلات التالية:

ما المواصفات التي ينبغي أن تنطبق على المنتج المطلوب؟ وما تكلفته؟ ما العمر التقديري لاستخدام هذا المنتج بفاعلية ؟.

هل يمكن للمنتج استيعاب النمو المستقبلي؟ وإلى أي مدى ؟

ما الوضع المالي للشركة المنتجة للنظام ؟ وما مدى سهولة استخدامه؟ ما وجهة نظر المستفيد في النظام ؟.

وتتناول هذه الدراسة قضايا اختيار الأنظمة الآلية للمكتبات وسوقها، ومورديها، وما يتوجب على مدير المكتبة أو مركز المعلومات عمله أو إدراكه، أو توقعه في التعامل مع موردي تلك الأنظمة.

2- الموردون الرئيسيون للأنظمة الآلية للمكتبات

تتوافر في سوق الأنظمة الآلية للمكتبات، العديد من الأنظمة التي تلاءم المكتبات، ومراكز المعلومات بأحجامها المختلفة من صغيرة، ومتوسطة، وكبيرة، وهي أنظمة متنوعة في مواصفاتها، التي قد تدعم أكثر من لغة واحدة. وتغطي كافة الأنشطة التي تقوم بها المكتبة ضمن نظام متكامل Integrated System .

فتقوم المكتبة بتحديد المواصفات التي تحتاجها بدقة في النظام الآلي، بما يتلاءم مع وظائفها المختلفة، وتتضمن تلك المواصفات في وثيقة طلب العروض من الموردين Request For Proposals (RFP)، وهي وثيقة مبنية على التخطيط واستقبال المدخلات من المعاملين، والمتخصصين بالحاسبات الآلية، والمستفيدين من المكتبات.

وتضم القائمة التالية بعض الشركات ذات السجل الجيد في مجال بيع، وتطوير، وصيانة الأنظمة، بالإضافة إلى تقديم اللازم لزبائنها على استخدام تلك الأنظمة، وقد تم اختيار تلك الأنظمة بناء على مدى نشاطها على المستوى الدولي في مجال المكتبات بشكل عام، وفي الشرق الأوسط بشكل خاص.

نظام CDS/ISIS

طور المكتب الدولي للعمل في جنيف في أواخر الستينات هذا النظام في الأصل، وهو من أنظمة Integrated Set of Information Systems ( ISIS ) المتكاملة للمعلومات، والتي أعدت في الأصل لأجهزة أي. بي. أم الكبيرة IBM mainframes. ثم طور المركز الدولي لتوثيق البحث في كندا International Ressearch Documentation Center in Canada  في السبعينات نسخة عن هذا النظام للحاسبات المتوسطة أطلق عليها اسم منيزيس MINISIS ، ويعد CDS/ISIS من الأنظمة المنتشرة على نطاق واسع عالمياً ـ عدا شمال أمريكا وأوروبا ـ حيث تقوم اليونسكو بتوزيعه مجاناً لمنظمات النفع العام.

وقد استحدث نسخة جديدة من هذا النظام هي Version 3.7 والتي يمكن استخدامها مع شبكات المعلومات، حيث يمكن للنظام قبول وإنتاج ملفات البيانات المطابقة لقواعد ISO 2209 ، كما تم تعريب هذا النظام، وترجمته إلى لغات أخرى، منها الأسبانية ، والفرنسية، وتستخدم حالياً النسخة (3.50) من النظام بالعربية في العديد من الدول الناطقة بها مثل المغرب، وتونس، ومصر، والأردن، والسودان، وغيرها. وبينما يتمتع النظام بقاعدة بيانات مرتبطة قوية Powerful Relational Database  فإنها تفتقر إلى التكامل الذي تحتاج إليه المكتبات المكتبات من أجل دعم وظائفها الأخرى غير الفهرسة الآلية.

نظام دانيكس Diynix

طور نظام داينكس أساساً في أوائل الثمانينات بالولايات المتحدة الأمريكية، حيث تم استخدامه في عام 1983م. وهو نظام تستخدم النسخة الحديثة منه مع نظام يونكس Unix وباستخدام ما يعرف باسم Uni Verse وهو تطبيق لبرنامج بيك Pick على أنظمة يونكس.

ويمكن استخدام هذا البرنامج على العديد من الحاسبات الآلية بأحجامها المختلفة التي قد تتراوح بين الحاسبات الشخصية مع شاشة أو شاشتين، أو حاسب آلي كبير من فئة الحاسبات المتوسطة Minicomputer يعمل مع نحو 500 شاشة مرتبطة بالنظام. والنظام المتكامل من هذا النوع يتضمن الأنظمة الفرعية الرئيسة، التي تشمل الفهرسة، والتحكم في تداول مصادر المعلومات، بالإضافة إلى عمليات التزويد، والتحكم في الدوريات. كما يتضمن أنظمة أخرى فرعية للمصادر المتعلقة بالمجتمع، وعمليات الحجز للمواد، وتنظيم استخدام الوسائط الحديثة للمعلومات، وإمكانية إتاحة المصادر في الأرفف المغلقة، والإعارة (بدون استخدام الخط المباشر). كما يمكن إدخال السجلات في هذا النظام باستخدام صيغة مارك MARC، أو غيرها.

ويقدم نظام داينكس أنظمة فرعية خاصة بالبحث في قواعد البيانات الخاصة بمقالات الدوريات، بالإضافة إلى قاموس إلكتروني، وإمكانيات لفرز وعرض الصور الملونة ذات العلاقة بالسجلات الببليوجرافية.

ويستخدم النظام حالياً في العديد من المكتبات العامة، ومكتبات الكليات في الولايات المتحدة الأمريكية وخارجها في دول عديدة، منها إندونيسيا، واستراليا، ونيوزيلندا ، وهنج كونج، وغيرها. حتى إن مجلة Library Journal الأمريكية والمتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات قد وضعته في المرتبة الأولى بالنسبة للأنظمة الآلية الأخرى في مجال المكتبات على المستوى العالمي، ولأربع سنوات متتالية.

وقد بيع هذا النظام في عام 1992م إلى شركة Ameritech  ، وهي شركة اتصالات أمريكية علاقة دخلت سوق أنظمة المكتبات في عام 1990م بعد شرائها لنظام NOTIS وهو نظام آلي، يعد من الأنظمة الرئيسة للمكتبات الكبيرة، وقد تمت ترجمته إلى عدة لغات منها الهولندية، والفرنسية، والألمانية، والأسبانية. كما أن الوثائق اللازمة له متوافرة باللغات الفرنسية، والهولندية، والإنجليزية.

نظام TECHLIB Plus

يوزع هذا النظام من قبل شركة Information Dimensions، وهو نظام يعمل على أنظمة حاسبات آلية كبيرة، حيث كانت بدايته الأولى هي كبرنامج للتطبيقات في مجال المكتبات، متصلة بنظام BASIS text information management  في مدينة كولومبس بولاية وأوهايو الأمريكية في عام 1979م. وينتشر هذا النظام في شمال أمريكا وأوربا بشكل خاص.

نظام INNOPAC

يعد هذا النظام من الأنظمة المتكاملة التي تتضمن أنظمة فرعية للفهرسة، والفهرسة الآلي على الخط المباشر، والتحكم في تداول مصادر المعلومات، والتزويد، والتحكم في الدوريات، بالإضافة إلى نظام الإعارة بين المكتبات. وحجز المواد، وقواعد البيانات الخاصة بالصور Imaging ، وكذلك الخدمة والمواصفات الإضافية منفردة أو مجتمعة كنظام متكامل.

هذا والنظام مبني في الواقع حول قاعدة بيانات واحدة تحتوي على سجلات مارك MARC بالإضافة إلى غيرها من السجلات non MARC records ونظام INNOPAC يعمل من خلال نظام يونكس UNIX وباستخدام أجهزة آي. بي. أم IBM ,  SUN  ، MIPS   , HP   ،    DEC

كما يمكن للنظام اختزان سجلات مارك بالإضافة للسجلات الأخرى، مع إحالات، أنظر، " أنظر أيضاً " الخاص بها. ويتضمن النظام الفرعي الخاص بالإعارة البيانات الخاصة بأعداد الدوريات، وإعادة المواد المعارة، وتجديد الإعارة، والمواد المتأخرة، وحجز المواد، والغرامات، والفواتير، والمدفوعات، والإحصاءات وإدارة الاستخدام الداخلي للمواد، بالإضافة إلى الجرد.

ويتضمن النظام الفرعي للتزويد إمكانيات متابعة المواد المطلوبة بأشكالها المختلفة، وفي جميع مراحل عملية التزويد، بداية من عمليات البحث على الخط المباشر ـ بقل طلب المواد ـ وحتى إعداد قوائم المواد المطلوبة، وعمليات الدفع المالي بالبريد، وحتى الوصول لعمليات الفهرسة.

كما يتضمن النظام عمليات التحكم في الدوريات، منذ وصولها، وحتى تجليدها. بينما تتم عمليات طلبها والعمليات المالية الخاصة بها من خلال النظام الفرعي للتزويد. كما تحتوي جميع الأنظمة الفرعية سابقة الذكر على إمكانيات توفير تقارير بالمعلومات المتنوعة المفيدة للإدارة.

ومن الخصائص الأخرى الإضافية التي تتوافر من خلال هذا النظام، توافر المداخل الإلكترونية التي تتيح للمستفيد على الخط المباشر الإفادة من الفهارس والبحث في المكتبات الأخرى وفهارسها من خلال شبكة الإنترنت، أو الاتصال المباشر بها إلى إتاحة قواعد البيانات المرجعية وإمكانات عرض الصور، وملفات المعلومات، وكشافات الدوريات التي يمكن البحث فيها من خلال الفهرس على الخط المباشر.

ويقدم النظام إمكانات أخرى لحجز المواد، وإدارة التجهيزات، والأماكن والقاعات المختلفة المتاحة، بالإضافة إلى إدارة الإمكانات الأخرى المتوافرة للمكتبة أو مركز المعلومات. كما يوفر إمكانات القيام بعمليات الجرد، وتتبع مصادر المكتبة، وخصائص إدارة البريد الإلكتروني للمكتبة.

نظام NOTIS

طورت هذا النظام جامعة Northwestern University الأمريكية في عام 1967م، حيث عرف باسم NOTIS  أو Northwestern Online Total Integrated System  وقد اشترته شركة Ameritech الأمريكية التي تمتلك نظام داينكس أيضاً. ونظام NOTIS هو نظام صمم لاستخدام بشكل رئيس في المكتبات الأكاديمية الكبيرة، وهو المجال الذي ركزت عليه المبيعات لهذا النظام منذ التسعينات، حيث عمل النظام على تطوير استخدامه لنظام Z 39.50  بشكل أثبت قدرته على التفاعل مع الأنظمة الأخرى المهمة في مجال المكتبات والمعلومات مثل نظام OCLC، وقد استمرت الشركة في تطويره حيث أعلن عن نتائج ذلك في عام 1992م حيث شمل النظام الجديد باسم PAClink الذي تم إنتاجه بالتعاون مع جامعات ولايات إنديانا ونيويورك الأمريكية بما يمكن المستفيد من البحث في مكتبات أخرى من خلال الفهرس على الخط المباشر من خلال فهرس المكتبة الآلي على الخط المباشر. كما يعد نظام InfoBase  من الإضافات الأخرى الجديدة، حيث يمكن المكتبة من تركيب قواعد البيانات المحلية الخاصة بها، بحيث يمكن المستفيدين البحث فيها من خلال البحث البوليني المنطقي، وعمليات البحث من خلال وظائف Proximity, adjacency  حيث يعمل نظام InfoBase من خلال استخدام نظام Z 38.50 intersystem retrieval protocol الذي يمكن المستفيدين من الوصول إلى قواعد البيانات اللازمة من خلال شبكة الإنترنت.

نظام Oracle

تعد شركة Oracle في الوقت الحالي ثالث أضخم شركة مستقلة على المستوى العالمي لإنتاج البرامج وقواعد البيانات المرتبطة relational databases كما تنتج أيضاً Oracale R.DBMS . حيث يعد نظام أوراكل للمكتبات واحداً من العديد من البرامج التي تنتجها هذه الشركة، ومنها نظام للدخل Oracle Revenues  وآخر للمنافع Oracle Benefits، بالإضافة إلى أنظمة أخرى للسكن، ونظام مالي، ونظام للطرق السريعة.

ويعد نظام أوراكل للمكتبات من أنظمة إدارة المكتبات، ويعمل بناء على نظام Oracle R.DBMS وكان تصميمه أصلاً ليعمل على بيئة أنظمة مفتوحة open systems environment ومن خلال أجهزة مختلفة، حيث يمكن استخدام نظام المكتبة حالياً من خلال أنظمة يونكس UNIX أو VAX VMS . ويستخدم النظام أدوات مختلفة طورتها أوراكل، مثل Oracle Forms For Sereen handling. كما توفر الخبرات الموجودة في أوراكل أنظمة أخرى إضافية يتم بناؤها بحيث يمكن استخدامها مع نظام نظام المكتبة. مع العلم بأن نظام أوراكل للمكتبات هو نظام جديد ومكلف نسبياً، ولا يزال عدد المستفيدين منه محدوداً معظمهم في بريطانيا وأستراليا. ويتضمن هذا النظام أنظمة فرعية للفهرسة، والإتاحة الآلية المباشرة التي تتضمن خدمات الفهرس المباشر OPAC، والتحكم في تداول مصادر المعلومات، والتزويد والدريات.

ورغم أن النظام لم يبين في الأساس ليعتمد على سجلات مارك MARC، إلا أنه يمكن تحميل السجلات من هذا النوع في النظام، كما تتوافر برامج تستخدم في التحويل إليها، مثل تلك المتوافرة بالنسبة لسجلات مارك البريطانية UK MARC وسجلات مكتبة الكونجرس MARC LC، وغيرها مثل AUS-MARC وتتوافر في النظام أيضاً إمكانيات كتابة التقارير من خلال برنامج The Oracle SQL Report Writer ويستخدم هذا النظام بشكل رئيس في أوربا عامة، وبريطانيا بشكل خاص، وهو نظام موافق للقواعد الدولية ISO 10646 Character Set Standard .

نظام تي إل  إس * VTLS

طور هذا النظام أساساً من قبل معهد فرجينيا الفني Virginia Polytechni Institute وجامعة ولاية فرجينيا بالولايات المتحدة الأمريكية، واسم النظام هو The Verinia Tech (Library System VTLS)، وهو من الأنظمة التي تحتوي على العديد من الأنظمة الفرعية، وينتشر استخدامه في 31 دولة موزعة على خمس قارات. ولما كان النظام يعمل من خلال أنظمة يونكس UNIX  فإنه يمكن استخدامه على أجهزة مختلفة. وينتشر استخدامه بشكل عام في شمال وشرق أوربا، وجنوب شرقي آسيا ، كما بدأ استخدامه منذ عام 1995م في المملكة العربية السعودية، ودولة الكويت، والإمارات العربية المتحدة، ومصر.

يمكن النظام من استخدام عدة لغات مختلفة، وذلك من خلال استخدام أمر خاص باللغات  lang لاختيار اللغة المطلوبة من خلال قائمة اختيار للغات، كما يمكن اختيار لغة معينة مباشرة من خلال طباعة الرقم الخاص بها. وقد ترجمت نسخة النظام من الإنجليزية إلى العربية ولغات أخرى منها الفنلندية، والفرنسية، والألمانية، والبولندية، والبرتغالية، والروسية، والأسبانية، والسويدية.

ويضم نظام VTLS أكثر من 300 متغير يمكن للمكتبات الاختيار من بينها لتطويع النظام ليعمل بالشكل المناسب لتلبية احتياجاتها، كما يمكن للمكتبات برمجة مفاتيح الوظائف في الحاسبات الآلية لتعمل مع هذا النظام.

ويعد نظام في تي إل إس المصغر The Micro VTLS System من الأنظمة المتكاملة، حيث تم تصميمه للمكتبات الصغيرة أساساً، وهو يتمتع بمرونة كبيرة، مع المحافظة على سلامة الأساليب الفنية، وإمكانيات البحث في أنظمة VTLS الكبيرة. وبشكل عام فإن النظام المصغر يوفر الإمكانات التالية:

ـ إتاحة الفهرس الآلي على الخط المباشر OPAC.

ـ إدارة بيانات الفهرسة، ويتضمن الإدخال والتعديل للبيانات، وسجلات مارك.

ـ التحكم في عمليات تداول مصادر المعلومات، وتجديد الإعارة، وحجز المواد بالإضافة لإدارة سجلات المستفيدين، وعمليات الإعارة الآلية، وغرامات تأخير المواد.

ـ إمكانات كتابة التقارير وإعداد الإحصاءات، حيث يقوم النظام بجمع الإحصاءات حول عمليات تداول مصادر المعلومات، وغرامات التأخير، ومخالفات المستفيدين بالإضافة إلى التفاصيل حول المجموعات المكتبية، والإحصاءات حول العناوين قليلة، وكثيفة التداول من بين عناوين المجموعة.

ـ كما توفر شركة في تي إل إس المشورة بالنسبة لكافة النواحي التي تسبق تركيب النظام، وإعداده لملاءمة ظروف بيئة العمل، وتوصيل الشبكة المحلية للمعلومات LAN بالإضافة إلى تدريب العاملين .

وقد أعلنت الشركة مؤخراً عن الجيل الثالث لأنظمتها وهو نظام (فيرتشوا) Virtua الذي يمكن استخدامه من خلال عدة برامج، ويؤدي إلى الاستخدام المثالي للتقنيات، إذ يتضمن تصميماً معتمداً على الأشكال Object-oriented design وتقنيات أخرى منها:

Unicode support, Three-tier client server architecture, Rapid application development tools, Relational Database management systems, Stateless OPAC, and Unicde support.

وتسمح معايير الترميز العالمي Unicode بإجراء الفهرسة والاسترجاع للمواد في مجموعات المكتبة بلغاتها الأصلية. كما تتيح تلك المعايير للمستفيد إمكانات الاسترجاع للحروف والرموز المختلفة في أي وقت، ودون الحاجة لإعادة تشغيل النظام.

نظام دوبيس/ DOBIS/LIBIS

طور هذا النظام ليعمل مع أجهزة أي بي أم IBM بالتعاون مع جامعات دورتمند Dortmund الألمانية، لوفين Leuven البلجيكية في أواخر السبعينات. حيث يعمل النظام من خلال الحاسبات الكبيرة من نوع آي بي إم IBM، ومن خلال أنظمة تشغيل متعددة، منها أنظمة IBM DOS/VES or MVS، حيث كتبت معظم برامج التطبيقات بلغات PL/l.

ويعد نظام دوبيس / ليبيس DOBIS/LIBIS من الأنظمة المتكاملة التي تتضمن عدداً من الملفات الأساسية authority flies  المتصلة بالبيانات التي يتم إدخالها إلى النظام مرة واحدة للإفادة منها في كل الأنظمة الفرعية.

وقد تم استخدام نظام دوبيس/ ليبس DOBIS/LIBIS من قبل بعض المكتبات في المملكة العربية السعودية، حيث كان السبق في ذلك لمكتبات جامعة الملك فهد للبترول والمعادن، ثم مكتبات جامعة الملك سعود، وغيرها من المكتبات في دول الخليج العربية، بالإضافة إلى مكتبة الجامعة الأمريكية في القاهرة، وبعض المكتبات الأوربية كذلك. وقد أعلنت شركة أي بي إم IBM في عام 1992م أنها توقفت عن دعم هذا النظام، حيث تشكلت شركة جديدة باسم إلياس ELIAS بغرض الاستمرار في التطوير في هذا المجال.

FOLLET

تقدم شركة فولت العديد من البرامج التي تتضمن خدمات متنوعة ولها علاقة بسجلات مارك، التي تتراوح بين تقديم سجلات مارك الموجزة والكاملة. ويقدم النظام الجاهز للتشغيل الأجهزة والبرامج الجاهزة بالإضافة إلى خدمات الدعم الفني. وبشكل عام فإن أنظمة تلك الشركة غالباً ما تكون مناسبة لاحتياجات المكتبات المدرسية، والمكتبات العامة الصغيرة. وتعتمد السجلات الببليوجرافية فيها على سجلات مارك من مكتبة الكونجرس. وقد قدمت هذه الشركة برنامج UNISON الذي يتضمن برامج إدارة المكتبة والمدرسة. ومن المنتجات الأخرى برنامج Circulation Plus، وهو لإدارة عمليات تداول مصادر المعلومات في المكتبة، ويتضمن عمليات الإعارة، والجرد، والمواد المتأخرة، والغرامات، بالإضافة لعمليات حصر وكتابة التقارير حول الإحصاءات المختلفة ذات العلاقة. كما تنتج الشركة برنامج Catalog Plus لإتاحة الفهرس الآلي على الخط المباشر، وهو برنامج متكامل بصورة كاملة مع برنامج تداول مصادر المعلومات، ويشترك معه في قاعدة بيانات واحدة خاصة بالمكتبة، كما يوفر البرنامج دعماً كاملاً لأنظمة مختلفة للتشغيل من أمثلتها: Novell Netware Artisoft LANtastic network operating systems  ذلك بالإضافة لدعمه لإمكانات الاستخدام في بيئة واحدة للاستخدام Single use environments . ومن البرامج الأخرى هو Textbook Plus وهو برنامج للتحكم في عمليات تداول مصادر المعلومات، والجرد. وهو برنامج معد أساساً لإدارة تداول الكتب مع قارئ لشفرات الخطوط Barcode reader للإسراع بعمليات الإعارة، والإقلال من أعداد المصادر المفقودة التي تبينها عمليات الجرد، كما تعين في عمليات التزويد للمصادر والمواد المتعلقة بالمناهج الدراسية. كما يعين البرنامج أيضاً في عمليات إعداد التقارير، والقوائم ، والفواتير، والإشعارات المهمة بالنسبة لعمليات توزيع وإدارة الكتب بشكل فاعل.

نظام Brodart Automation

يعرف هذا البرنامج الذي تعده هذه الشركة باسم Brodart Precision One Integrated System ، كما توفر برنامج Le Pac automated access systems  على أقراص الليزر المدمجة، وهي منتجات رائجة في المكتبات المدرسية، والمكتبات العامة، ففي عام 1995م على سبيل المثال تركزت نحو 62% من مبيعات الشركة في مبيعات للمكتبات العامة بشكل خاص. وتركز الشركة في خططها المستقبلية الآن على تطوير نظام يعمل من خلال بيئة استخدام تعتمد على الرسوم (GUI) graphical user interface لاستخدامها مع أنظمتها ، لتتفوق على الأنظمة التي تستخدمها حالياً وتعمل مع أنظمة يونكس UNIX- based client server system  وبشكل عام فإن الشركة قد أظهرت زيادة في مبيعاتها خلال السنوات القليلة الماضية، وهي شركة تكاد تقتصر في مبيعاتها على السوق الأمريكية بشكل خاص.

نظام COMP anion

يعمل نظام COMP anion integratred automated systems  على أجهزة الماكنتوش Macintosh Platform وهو نظام رائج بشكل خاص بين المكتبات المدرسية. حيث يركز نظام Alexandria System على تطوير شبكات المعلومات في مكتبات مدراس المناطق التعليمية أكثر من مكتبات مدرسية بعينها. ويقوم نظام COMPanion حالياً بإجراء الاختبارات على عينة من المستفيدين testing a beta version  لتجربة نسخة جديدة من نظام Alexandria system 4.0 كما تقوم الشركة أيضاً بتطوير مرباط تبادلي للعمل مع شبكة الإنترنت Internet Web interface يتوقع الانتهاء منه قريباً.

3- تكلفة الأنظمة

قد يبدو خيار شراء الأنظمة الجاهزة المتخصصة بديلاً مكلفاً، إلا أنه في الواقع بديل له العديد من الإيجابيات التي تفوق سلبيات هذا الخيار. فمما لا شك فيه أن أسعار نظام معتمد على الحاسبات الآلية الشخصية تقل كثيراً عن أسعار الأنظمة التي تعمل مع الحاسبات متوسطة الحجم أو الكبيرة. ويصعب هنا تحديد أسعار الأنظمة التي نتناولها فهي أسعار تتغير بسرعة ودون سابق إعلان، كما تقدم بعض البرامج العديد من البدائل التي تختلف في أسعارها، كما تختلف أسعار تلك البرامج في حالة استخدامها لأغراض تعليمية عن استخدامها تجارياً، أو من قبل مجموعة من المكتبات، كما تزيد التكلفة أحياناً بالنسبة للمكتبات البعيدة عن أماكن صناعة تلك البرامج عنها في أمريكا الشمالية أو أوربا على سبيل المثال. وكذلك فإن الأنظمة أحادية اللغة تختلف في أسعارها عن الأنظمة متعددة اللغات.

ولذلك فإنه ينبغي أن ينظر إلى قوائم الأسعار كمؤشر لأغراض المقارنة فقط. وعلى المكتبات أن تتصل بوكلاء الشركات على المستوى المحلي للحصول على معلومات وافية عن إمكانيات النظام ومدى ملاءمته لاحتياجاتهم. ومن المفيد أيضاً التعرف على مواقع الوكلاء على الإنترنت من خلال الشبكة العالمية World Wide Web ، ومنها العناوين المذكورة في نهاية صفحة المصادر التالية.

عناوين بعض موردي الأنظمة الآلية على شبكة الإنترنت

Ameritech Library Services: http://www.amlibs.com

Best-Seller, Inc.:http://www.bestseller.com

Brodart Automatoin://www/brodart.com

Carl Corporation: http://www.carl .org

Data Research Associates, Inc.: http://www.dra.com

Data Terd, Inc.:http://www.datatrek.com

Edneavor Hnformation Systems, Hnc.:ttp://www.endinfosys.com

Ex Libris, Inc.: http://www.aleph.coil/welcom.html

Follett Software Company: http://www.follet.com

Gateway Software Corporation: http://www.imt.net/~gateway

Gaylord Information Systems: http://www.gaylord.com

GEAC Computers, Inc.: http://www.geac.com

GRC International, Inc.: http://www.grci.com

Information Dimensions: http://www.idi.oclc.org

Innovative Interfaces, Inc.:http://www.iii.com

Library Corporation: http://www.bibfile.com

SIRSI Corp.: http://www.sirsi.com

VTLS, Inc.: http//www.vtls.com

Winnebago Software Company: http://www.winnebago.com

تقييم النظم الآلية

 سهولة الاستخدام من جانب المستفيدين .

 توافر القطاعات الوظيفية التطبيقية والنظم الفرعية.

اكتمال القطاعات الوظيفية الفرعية.

تكلفة النظام.

تكلفة المعتاد.

الحاجة إلى مبرمجين محليين.

سمعة المتعهد في الصيانة.

سهولة الاستخدام من جانب العاملين.

المواقع الأخرى التي يمكن المقارنة معها.

الخبرة السابقة في التعامل مع المتعهد.

ما يتوافر من تدريب وتوثيق.

التحيز ضد المتعهد.

تعريف شبكات الحاسب الآلي

في هذا الجزء من الفصل سنقدم لك بعض المبادئ والمفاهيم الأساسية لمفهوم وطبيعة الشبكات التي تتألف من عدة حسابات آلية وفي أثناء ذلك سنناقش سوياً المميزات التي يمكن الحصول عليها من خلال إقامة شبكات الحاسب الآلي. وكذلك سوف نستعرض سوياً فكرة توصيل أجهزة كمبيوتر معاً لتكون شبكة محلية LAN (اختصار للمصطلح (Local Area Network  (مثل شبكات الإنترنت الداخلية) وكذلك شبكة متسعة WAN (اختصار المصطلح Wide Area Network (مثل شبكة الإنترنت).

بعد دراسة هذا الجزء من الفصل ستكون عزيزي القارئ قادراً على القيام بالآتي:

ý   تعريف معنى ومفهوم شبكات الحاسب الآلي.

ý   مناقشة المميزات التي يمكن الحصول عليها من استخدام شبكات الحاسب الآلي.

ý   وصف الشبكة المحلية LAN وكذلك الشبكة المتسعة WAN.

ý   تعريف

 المفهوم الأساسي لعملية إقامة شبكة حاسب آلي:

في البداية نقول إن فكرة إقامة شبكة قد تم طرحها ومعالجتها منذ وقت طويل ولقد تعددت المعاني المقترحة لهذه الفكرة منذ ذلك الحين. فلو أننا بحثنا عن كلمة شبكة Network  في القاموس قد نعثر على أي من التعريفات التالية:

ý   منطقة مفتوحة للتصنيع.

ý   نظام من الخطوط أو المسارات أو القنوات المتشابكة والمتقاطعة معاً.

ý   أي نظام يشتمل على وصلات داخلية مثل شبكة الإرسال التليفزيوني المتعددة القنوات.

ý   عبارة عن نظام يتم من خلاله توصيل عدد من أجهزة الكمبيوتر المستقلة عن بعضها لتصبح لديها القدرة على استخدام نفس البيانات والمكونات المادية مثل الاسطوانات الصلبة والمصادر الأخر المتاحة بهذه الأجهزة.

من الواضح أن التعريف الأخير هو التعريف الذي سنركز عليه في هذا الكتاب.

ونود هنا القول بأن الكلمة الأساسية أو الجوهرية في هذا التعريف هي كلمة المشاركة Share فالمشاركة تعد هي الهدف الجوهري لإقامة شبكة تتألف من الحاسبات الآلية. وفي هذا الصدد نقول إن القدرة على المشاركة في استخدام المعلومات بطريقة فعالة وقوية تعد السبب الأساسي الذي أعطى شبكات الحاسب الآلي القوة والجاذبية التي تتميز بها الآن. هذا وعندما يكون من الضروري المشاركة في استخدام المعلومات نجد أن البشر يصبحوا متشابهين لأجهزة الكمبيوتر لحد بعيد في هذا المجال. فكما هو الحال بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر التي تعد أوعية لتجميع المعلومات التي نحصل عليها كذلك نحن نتشابه معها في هذا الصدد إلى حد كبير فنحن أيضاً أوعية لمجموعة من الخبرات والمعلومات التي نكتسبها في الحياة. ولكن عندما نرغب في توسيع قدراتنا ومداركنا المعرفية فنحن نعمل على استغلال وتقوية قدراتنا المعرفية بالإضافة لتجميع المزيد من المعلومات. فعلى سبيل المثال لكي نتعلم المزيد عن أجهزة الكمبيوتر في هذه الحالة قد نقوم بالتحدث بشكل ودي مع الأصدقاء العاملين في مجال صناعة الكمبيوتر أو قد نذهب لمعهد أو مركز تدريب لندرس كورس في مجال الحاسبات الآلية أو نحاول تدريب أنفسنا بالقراءة في المراجع والكتب المتخصصة في هذا المجال. وكل هذه الخيارات تكون متاحة لدينا لتحقيق ما نصبوا إليه ولكن على العموم عندما نشرع في مشاركة الآخرين في المعرفة والخبرات العملية فيمكن القول بأننا أصبحنا متشابكين معاً Networking .

هناك طريقة أخرى للتفكير في عملية التشبيك Networking وهي تصور أي شبكة على أنها فريق Team . فالشبكة يمكن أن تكون إحدى الفرق الرياضية مثل فريق كرة القدم أو قد تكون مثل فريق العمل في أي مشروع مثل الفريق ساهم في إخراج هذا الكتاب للنور. ومن هذا المنطلق نقول إنهن من خلال المجهودات التي يبذلها كل فرد في الفريق ـ العمل معاً في نفس الوقت والمشاركة في استخدام المصادر المتاحة وتبادل الحديث والخبرات معاً ـ يتم في النهاية تحقيق هدف ما أو في النهاية يكتمل المشروع. كذلك الحال في شبكات الحاسب الآلي فإدارة شبكة الكمبيوتر متشابهة إلى حد كبير مع عملية إدارة فريق من الناس. هذا وعملية المشاركة والاتصال يمكن أن تكون بسيطة وسهلة (مثلما يحدث في فريق كرة القدم فاللاعب الذي يتخذ مكانه في العمق الدفاعي للفريق يقوم بتنظيم الحملات الهجومية للفريق) أو قد تكون معقدة (مثل إدارة فريق العمل في مشروع ما والمفترض وجود أعضاؤه في مناطق متعددة بالعالم ومن ثم يتم إجراء الاتصال فيما بينهم من خلال خطوط التليفون أو خدمة البريد الإلكتروني أو العروض المتعددة الإمكانيات عبر شبكة الإنترنت بهدف استكمال المشروع.

مقدمة لمفهوم أجهزة الكمبيوتر معاً:

لو نظرنا لأصغر وحدة تكوينية في أي شبكة حاسب آلي نقول إن أصغر شبكة كمبيوتر تتألف من جهازين كمبيوتر متصلين ببعضهما عن طريق كابل الذي يسمح لكلا الكمبيوترين أن يتشاركوا في استخدام نفس البيانات والمعلومات. هذا وكافة طرق تشبيك أجهزة الكمبيوتر ـ بغض النظر عن درجة تعقيد الاتصال بين الأجهزة ـ يتم بناؤها من خلال المفهوم السالف الذكر. وحيث أن فكرة توصيل جهازين كمبيوتر بكابل قد لا تبدو رائعة بالقدر الكافي لذلك نجد أنه ينبغي تطوير هذه الفكرة لتصبح هدف أساسي في عالم الاتصالات.

فكرة تشبيك أجهزة الكمبيوتر معاً بدت في بداية الأمر كاستجابة للحاجة الملحة للمشاركة في استخدام البيانات مشاركة زمنية بشكل حقيقي. هذا وأجهزة الكمبيوتر الشخصية PC تعد أدوات قوية وفعالة لكونها تتمتع بالقدرة على معالجة ومداولة كميات هائلة من البيانات بشكل سريع ولكنها في نفس الوقت لا تسمح للمستخدمين بأن يتشاركوا معاً في استخدام هذه البيانات والمعلومات بشكل فعال وقوي. ونود هنا القول بأن قبل ظهور الشبكات كان المستخدمين في حاجة إما لأن يقوموا بطابعة المستندات أو نسخ الملفات المخزنة بها هذه المستندات على أسطوانات مرنة أو أسطوانات صلبة بحيث يتمكن الآخرون من أخذ هذه النسخ والتعامل معها من خلال الأجهزة الخاصة بهم. وبالتالي لو قام الآخرون بإجراء تغييرات على محتويات هذه الملفات فإنه لم تكن طريقة سهلة لجمع هذه التغييرات معاً. ولقد كان هذا الأسلوب ـ ولا يزال ـ يعرف بأنه العمل في بيئة مستقلة بذاتها Stand-alone  وذلك من خلال جهاز كمبيوتر واحد في نفس الوقت كما هو موضح في الشكل رقم (1)

شكل رقم (1)

بيئة العمل المستقلة بذاتها Satnd Alone Environment

عملية نسخ الملفات على أسطوانات مرنة وإعطاؤها للآخرين لنسخها داخل أجهزة الكمبيوتر بهم كانت تعرف في بعض الأحيان بأنها Sneakernet أي شبكة المتسلل. وهذا الشكل المبكر لتشبيك أجهزة الكمبيوتر معاً يعد الشكل الذي استخدمه الكثير منا ومن المحتمل إنه لا يزال مستخدماً حتى يومنا هذا.

الشكل رقم (2) يجعلنا نتذكر بشكل أوضح الطريقة السالفة الذكر لتبادل البيانات بين أجهزة الكمبيوتر قبل ظهور الشبكات:

شكل رقم (2) :

شبكة المتسلل قبل اختراع شبكات الحاسب الآلي.

هذا النظام يعمل بشكل جيد في بعض الحالات وله مميزاته ـ فهو يسمح لنا بأن نتبادل الحديث مع الآخرين ونحتسي القهوة والشاي في أثناء قيامنا بتبادل البيانات ودمجها معاً ـ ولكنها بطيئة للغاية وغير فعالة بالمرة لتحقيق رغبات ومتطلبات مستخدمي الحاسبات الآلية في هذه الأيام. وفي هذا الصدد نود القول بأن حجم البيانات المتاحة للاستخدام المشترك بالإضافة للمسافات التي نود من البيانات أن تسافرها لتصل للأجهزة المستهدفة قد تعدت قدرات وإمكانيات طريقة التبادل والمشاركة بالأسطوانات المرنة أو الصلبة.

ولكن ماذا لو أن الكمبيوتر الموضح في الشكل رقم (1) كان متصلاً بأجهزة كمبيوتر أخرى؟ في هذه الحالة يستطيع هذا الكمبيوتر أن يتشارك في استخدام البيانات مع أجهزة الكمبيوتر الأخرى كما إنه يستطيع أيضاً أن يرسل مستندات للطابعات المتصلة بنفس الشبكة. وهذا الاتصال المتبادل بين أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الأخرى يطلق عليه شبكة Network كما إن المبدأ والمفهوم الخاص بأجهزة الكمبيوتر المتصلة معاً والذي يتمثل في تشارك هذه الأجهزة في استخدام المصادر المتاحة بالشبكة يعرف بإنه التشبيك Networking كما هو موضح في الشكل رقم (3):

شكل رقم (3):

مثال لشبكة كمبيوتر بسيطة

ما هو الداعي لاستخدام شبكة كمبيوتر

لو نظرنا للانتشار الواسع لأجهزة الكمبيوتر الشخصية PC اليوم ولو نظرنا أيضاً للقوة الكبيرة التي تتمتع بها هذه الأجهزة اليوم قد يتبادر لنا سؤال عن الداعي لإقامة واستخدام شبكات الحاسب الآلي ؟ ولو نظرنا لتطور الشبكات منذ ظهورها وحتى يومنا هذا ولو أخذنا في الاعتبار أيضاً ازدياد قوة أجهزة الكمبيوتر الشخصية يوماً بعد يوم يمكن الوصول لإجابة مقنعة للسؤال السالف الذكر وهي أن شبكات الحاسب الآلي تعمل على زيادة مستوى فاعلية وقوة الاستخدامات المتعددة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية وفي نفس الوقت تعمل على تقليل التكاليف بقدر الإمكان.

نود هنا القول بأن شبكات الحاسب الآلي تحقق مثل هذه الأهداف من خلال الطرق الثلاثة الأساسية التالية:

ý   المشاركة في استخدام البيانات والمعلومات.

ý   المشاركة في استخدام المكونات المادية Hardware والبرمجيات Software .

ý   مركزية الإدارة والتنسيق والتدعيم والتحكم.

هذا ولو تحدثنا عن هذا الموضوع بتخصص أكثر نقول إن أجهزة الكمبيوتر التي تعد جزءاً من أي شبكة يمكن أن نتشارك في العناصر التالية:

ý   المستندات (المذكرات والرسائل والجداول الإلكترونية والفواتير وغيرها.. ).

ý   رسائل البريد الإلكتروني.

ý   برامج معالجة النصوص.

ý   برامج متابعة وإدارة المشروعات.

ý   وسائل الإيضاح والصور ولقطات الفيديو والمقطوعات الموسيقية المخزنة في ملفات .

ý   عقد المؤتمرات الحية بالصوت والصورة.

ý   الطابعات .

ý   أجهزة الفاكس.

ý   كروت الموديم.

ý مشغلات أقراص الليزر المدمجة CD-ROM والمشغلات الأخرى التي يمكن نقلها من مكان لآخر مثل مشغل الأسطوانات الـ ZIP والـ JAZ

ý   الأسطوانات الصلبة.

بالإضافة للمزيد من خيارات المشاركة الأخرى. وفي هذا الصدد نقول إن قدرات وإمكانيات شبكات الحاسب الآلي تتطور بمعدل متزايد يوم بعد يوم وهذا التطور يتمثل في طرق جديدة يتم ابتكارها للمشاركة والتواصل بين أجهزة الكمبيوتر.

المشاركة في استخدام المعلومات والبيانات

القدرة على المشاركة في استخدام المعلومات بشكل سريع واقتصادي في نفس الوقت قد تم تطويرها بحيث أصبحت واحدة من أكثر الاستخدامات الشائعة لتكنولوجيا التشبك . وفي هذا الصدد نقول إن خدمة البريد الإلكتروني أصبحت الآن – وبدون منافس ـ النشاط رقم واحد لدى أغلب مستخدمي شبكة الإنترنت. هذا والعديد من الأعمال قد تم استثمارها في الشبكات بصفة خاصة وذلك للاستفادة من خدمة البريد الإلكتروني ومن برامج الإدارة والجدولة الزمنية التي أصبحت متاحة وبوفرة بالعديد من الشبكات.

من خلال جعل المعلومات متاحة للاستخدام المشترك يمكن القول بأن الشبكات لديها القدرة على التقليل بقدر الإمكان من الحاجة للورق لتبادل المعلومات وفي نفس الوقت تعمل على زيادة فاعلية عملية التبادل كما إنها تجعل تقريباً أي نوع من البيانات متاح للاستخدام المتزامن ـ في نفس الوقت ـ لأي مستخدم يتعامل مع الشبكة. ومن ثم نقول إن المديرين يمكنهم استخدام هذه القدرات والإمكانيات والخدمات للتواصل سريعاً وبشكل أكثر فاعلية مع عدد كبير وهائل من الأشخاص. كما يمكنهم استخدام الشبكات لتنظيم وجدولة الاجتماعات والمقابلات مع الآخرين سواء على مستوى الشركة نفسها أو عبر العديد من المناطق المنتشرة حول العالم وكل هذا يتم بشكل أكثر سهولة ودقة عما كان متاحاً في السابق. هذا والشكل رقم (4) يقدم لنا هذا الأمر بشكل أوضح:

 

شكل رقم (4)

إحدى ميزات استخدام الشبكات وهي إمكانية جدولة الاجتماعية والمقابلات من خلال بعض البرامج المتخصصة في هذا المجال مثل برامج Outlook 2000.

 

المشاركة في استخدام المكونات المادية والبرمجيات

قبل ظهور الشبكات بفترة وجيزة لم يكن أمام مستخدمي الحاسبات الآلية خيار سوى أن يستخدموا الطابعات والرواسم Plotters  والمكونات المادية الأخرى الخاصة بهم وكانت الوسيلة الوحيدة أمام هؤلاء المستخدمين للمشاركة في استخدام طابعة ـ مثلاًـ تتمثل في التعامل مع الكمبيوتر المتصل به الطابعة .هذا والشكل رقم (5) يقدم لنا محطة عمل تقليدية مستقلة بذاتها ومتصل بها طابعة:

شكل رقم (5)

طابعة في بيئة  عمل مستقلة بذاتها

تعمل شبكات الحاسب الآلي على جعل من الممكن بالنسبة للعديد من الأشخاص المشاركة في استخدام نفس البيانات ونفس المكونات المادية وهذه المشاركة تتم بشكل متزامن أي في نفس الوقت. فلو أن العديد من الأشخاص في حاجة لاستخدام طابعة في هذه يمكنهم كلهم استخدام الطابعة المتاحة بالشبكة. هذا والشكل رقم (6) يقدم لنا إحدى بيئات الشبكات التقليدية وهذه الشبكة تشتمل على خمس محطات عمل Work Stations تتشارك  معاً في نفس الطابعة.

شكل رقم (6) :

المشاركة في استخدام نفس الطابعة من خلال إحدى البيئات الشبكية

يمكن استخدام الشبكات للمشاركة ليس فقط في استخدام التطبيقات ولكن للعمل على جعل هذه التطبيقات قياسية Satndardize  مثل تطبيقات معالجة الكلمات والجداول الإلكترونية وقواعد البيانات وغير ذلك... كل هذا بهدف التأكد من أن كل شخص بالشبكة يستخدم ليس نفس التطبيقات ولكن نفس الإصدارات Versions من هذه التطبيقات. وهذا الأسلوب يسمح للمستندات التي يتم إنتاجها من هذه التطبيقات أن تكون متاحة للاستخدام المشترك بشكل أكثر سهولة كما إنه يؤدي لجعل التدريب على هذه التطبيقات يتم بشكل أكثر فاعلية فمن الأسهل على الكثير منا الوصول لدرجة الأستاذية في التعامل مع تطبيق واحد لمعالجة الكلمات حيث أن ذلك أسهل بكثير من محاولة تعلم كيفية استخدام أربعة أو خمس تطبيقات مختلفة لمعالجة النصوص.

مركزية الإدارة والتنسيق والتدعيم والتحكم

عملية تشبيك أجهزة الكمبيوتر يمكن أن تعمل أيضاً على تبسيط مهام الدعم الفني حيث إنه من الأفضل كثيراً من وجهة نظر الأشخاص الفنيين أن يتم تقديم الدعم الفني لإصدار واحد من أنظمة التشغيل أو التطبيقات. كذلك من الأفضل أيضاً إعداد وتهيئة كافة أجهزة الكمبيوتر بأسلوب واحد وذلك بدلاً من تقديم الدعم الفني للعديد من الأنظمة المستقلة بذاتها والعديد من عمليات التهيئة والإعداد.

النوعين الأساسيين للشبكات: المحلية LAN والمتسعة WAN

يمكن تصنيف شبكات الحاسب الآلي إلى نوعين أساسين وذلك بناءً على حجم الشبكة والوظيفة التي يؤديها. أول نوع من الشبكات يعرف بالشبكات المحلية LAN (كما قلنا سابقاً أن هذه الحروف اختصار للمصطلح Local Area Network) وهي تعد وحدة البناء الأساسي لأي شبكة كمبيوتر. هذا والشبكة المحلية LAN يمكن أن تكون بسيطة للغاية (تتألف من جهازين كمبيوتر متصلين معاً بكابل) أو يمكن أن تكون كبيرة الحجم ومعقدة التركيب (تتألف من مئات أجهزة الكمبيوتر والمكونات المادية الأخرى المتصلة معاً) والشكل رقم (7) يوضح لنا مثالاً لشبكة محلية LAN:

شكل رقم (7)

مثال لشبكة محلية LAN

 

على الجانب الآخر نقول إن النوع الثاني من الشبكات تعرف بالشبكات المتسعة WAN (كما قلنا سابقاً أن هذه الحروف اختصار للمصطلح (Wide Area Netword ومثل هذه الشبكات لا تتقيد بالحدود الجغرافية. وفيما يلي الشكل رقم (8) الذي يقدم لنا مثال لشبكة متسعة WAN:

  شكل رقم (8)

مثال لشبكة متسعة WAN

 

في الشبكة المتسعة WNN يمكن توصيل أجهزة الكمبيوتر والمكونات المادية الأخرى معاً علماً بأن هذه العناصر موجودة بأماكن متفرقة حول العالم. وفي هذا الصدد يمكن القول بإن الشبكة المتسعة WIN تتألف من عدد من الشبكات المحلية LAN المتصلة معاً. وعلى العموم يمكن اعتبار شبكة الإنترنت شبكة متسعة WAN إلى أقصى حجم ممكن.

بعد أن انتهيت من دراسة هذا الجزء من الفصل لابد أن تكون قادراً الآن على الإجابة على الأسئلة التالية:

1- ما هي شبكة الكمبيوتر ؟

2- ما هي المميزات الثلاثة لاستخدام شبكة الكمبيوتر؟

3- أذكر مثالين للشبكة المحلية LAN ؟

4- أذكر مثالين للشبكة المتسعة WAN ؟

الإجابة النموذجية للسؤال رقم (1):

شبكة الكمبيوتر عبارة عن نظام يتألف من عدد من الأجهزة الشخصية PC المتصلة معاً لكي تتشارك في استخدام البيانات والمعدات الموجودة بالشبكة مثل الأسطوانات الصلبة والطابعات.

الإجابة النموذجية للسؤال رقم (2):

المميزات الثلاثة لاستخدام شبكة كمبيوتر تتمثل أولاً في القدرة على المشاركة في استخدام المعلومات (أو البيانات) وثانياً في المشاركة في استخدام المكونات المادية والبرمجيات وثالثاً في إمكانية الإدارة والتنسيق والتحكم مركزياً في عناصر الشبكة.

الإجابة النموذجية للسؤال رقم (3):

أبسط شكل لشبكة محلية LAN يتألف في الأساس من عدد من الكمبيوترات التي تكون متصلة معاً بكابل. أما أعقد شكل للشبكة المحلية LAN فيتألف من مئات من أجهزة الكمبيوتر والمكونات المادية الأخرى والتي متصلة معاً وموزعة في أماكن متعددة داخل المؤسسة (كالشبكات المركبة في بعض الهيئات الحكومية). على العموم ففي كلا الشكلين نجد أن الشبكة المحلية تكون مقامة بنفس المنطقة الجغرافية.

الإجابة النموذجية للسؤال رقم (4):

حيث أن الشبكة المتسعة WAN ليس لها حدود جغرافية لذلك يمكن أن تشتمل على أجهزة كمبيوتر متصلة معاً أيضاً بمكونات مادية أخرى بحيث أن هذه الأجهزة والمكونات المادية يمكن أن توجد في مدن في أجزاء متفرقة من العالم. وفي هذا الصدد نقول إن أي شركة متعددة الجنسيات تشتمل على مكاتب وفروع في مختلف العالم تستعين بالشبكة المتسعة WAN لجعل أجهزة الكمبيوتر الموجودة في الفروع متصلة ببعضها البعض. هذا يمكن القول بإن شبكة الإنترنت ما هي إلا شبكة متسعة هائلة الحجم.

تهيئة الشبكة Network Configuration

فيما سبق ناقشنا سوياً الشبكات المحلية   LAN  والشبكات المتسعة WAN . هذا وعندما نود تعريف معنى كلمة شبكة بالنسبة لهذه الأنواع من الشبكات لابد أن نأخذ في الاعتبار كل من الحجم والمساحة الجغرافية التي تنتشر بها الشبكة ونود هنا أن نطرح سؤال عن كيفية تتشارك هذه الأجهزة معاً في استخدام المعلومات والبيانات والمكونات المادية؟ ومن خلال الإجابة على هذه الأسئلة يمكن تحديد ما إذا كانت الشبكة من طراز الند للند Peer-to-Peer أو من الطراز الذي يعتمد على خادم Server وهو نوع آخر من الأنواع المتعددة لشبكات الحاسب الآلي. على العموم سنقوم سوياً في هذا الجزء من الفصل بكشف النقاب عن المظاهر الأساسية والجوهرية لمختلف أنواع الشبكات مع إلقاء الضوء على مميزات وعيوب كل نوع على حدة.

بعد دراسة هذا الجزء من الفصل سيكون لديك القدرة على القيام بالآتي:

ý   تعريف وتحديد شبكة الند للند Peer-to-Peer.

ý   تعريف وتحديد الشبكات المعتمدة على الخوادم Server.

ý   تعريف وتحديد وظائف الخادم وكيفية تخصيص الخوادم لأداء مهام معينة داخل الشبكة.

نظرة عامة على عملية تهيئة الشبكة

بصفة عامة نقول إن كافة شبكات الحاسب الآلي تشتمل على مكونات معينة وتؤدي وظائف معينة وتتمتع بخصائص ومظاهر مشتركة وهذا ما يتضح لنا من خلال الشكل رقم (9):

شكل رقم (9):

العناصر المشتركة بين شبكات الحاسب الآلي

 

فيما يلي سنستعرض سوياً العناصر المشتركة بين شبكات الحاسب الآلي:

ý   الخوادم Servers   وهي عبارة عن أجهزة كمبيوتر تعمل على توفير وتقديم المصادر المتاحة للاستخدام المشترك لمستخدمي الشبكة.

ý   المحطات Clients وهي عبارة عن أجهزة الكمبيوتر التي تصل للمصادر المتاحة للاستخدام المشترك بالشبكة والمقدمة من الخوادم الموجودة بالشبكة.

ý   الوسط Media  وهو عبارة عن الأسلاك والكابلات التي تؤلف الوسائل المادية لإقامة الاتصال بين عناصر الشبكة.

ý   البيانات المتاحة للاستخدام المشترك Data Shared وهي تكون متاحة في صورة ملفات متاحة للمحطات Clienst من خلال الخوادم Servers.

ý   المصادر Resources  وهي عبارة عن أي خادم أو معدة Device أو ملفات أو طابعات أو عناصر أخرى تكون متاحة للاستخدام المشترك عبر الشبكة.

بغض النظر عن العناصر السالفة الذكر والمشتركة بين شبكات الحاسب الآلي نقول إن الشبكات تنقسم لقسمين أساسين وهما:

ý          شبكات الند للند Peer-To-Peer.

ý          شبكات الخوادم Server-Based.

الاختلاف الجوهري والأساسي بين شبكات الند ـ للند وشبكات الخوادم يتميز بإن له أهمية خاصة وذلك بسبب أن كل نوع من هذين النوعين لديه قدرات وإمكانيات تختلف عن التي يمتلكها النوع الآخر. وفي هذا الصدد نقول إن تحديد نوع الشبكة التي تود تصميمها وتركيبها يعتمد على العديد من العوامل نذكر منها ما يلي:

ý   حجم المؤسسة أو المنطقة التي سيتم إقامة الشبكة بها.

ý   مستوى التأمين المطلوب للشبكة.

ý   نوعية الأعمال التي سيتم إدارتها من خلال الشبكة.

ý   مستوى الدعم المتاح لإدارة وتنسيق الشبكة والتحكم بها.

ý   حجم انتقالات البيانات والمعلومات عبر مسارات الشبكة.

ý   حاجات ومتطلبات مستخدمي الشبكة.

ý   الدعم المادي المخصص لتصميم وإقامة الشبكة.

شبكات الند للند Peer-To-Peer

في أي شبكة من طراز الند للند Peer-To –Peer لا توجد أي خوادم وبالتالي لا يوجد أي بناء هيكلي أو معماري للأجهزة التي تتألف منها هذا الطراز من الشبكات. وكنتيجة لغياب الخادم بالشبكة نجد أن كافة أجهزة الكمبيوتر تكون متساوية في المستوى ومن ثم تعرف هذه الأجهزة بأن كل منها ند للأجهزة الأخرى. هذا والوظائف الموكلة لكل كمبيوتر في شبكة الند للند لا تختلف باختلاف موقع الكمبيوتر في الشبكة  ومن ثم فلا يوجد منسق أو مدير للشبكة يكون مسئولاً عن إدارة وتنسيق الشبكة بأكملها. وفي هذا الصدد نقول إن المستخدم للشبكة عند كل جهاز يكون مسئولاً عن تحديد البيانات الموجودة في هذا الجهاز والتي ستكون متاحة للاستخدام المشترك عبر الشبكة. هذا والشكل رقم (11) يوضح لنا مثال لشبكة من طراز الند للند والتي يكون فيها كل كمبيوتر يعمل كما لو كان محطة وخادم في نفس الوقت.

شكل رقم (11):

كافة أجهزة الكمبيوتر الموجودة ف

شبكة الند للند تتساوى في الأهمية

---

*  يستخدم النظام في دولة الكويت أيضاً، كاستخدامه في مركز التوثيق الإعلامي التابع لوزارة الإعلام الكويتية.